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Dicas para melhor organizar-se durante projetos

O amigo leitor já devem ter lido materiais e mais materiais sobre como melhorar sua produtividade no ambiente de trabalho. A maioria desses materiais fala sobre como utilizar aplicativos complicados. Alguns até ajudam, mas aos poucos vai nos tornando dependentes dos mesmos.

O “Blog Porta 80 Resources Labs and Solutions” (Minhas experiências pessoais) apresenta 6 dicas em pró da organização. Não falarei diretamente sobre produtividade; Falarei sobre como manter-se organizado, o que indiretamente está relacionado à produtividade.

1 – Anote tudo!

Adquiria uma agenda. Não precisa ser algo sofisticado. Apenas tenha algo onde possa (1) fazer todo tipo de anotação, rascunhos, etc, e (2) possa ser levado com você onde quer que você vá. Seja minucioso em suas anotações. Os pormenores lhe ajudarão a manter ideias em orem.

Esqueça a caligrafia. Foque no conteúdo. Risque aquilo que não mais é pertinente.

2 – Defina prioridades

Você é um só (Se não sabia disso, descobriu agora). Por isso categorize tudo que for fazer com prioridades como “Urgente”, “Crítico”, “Importante” e “Para fazer”.

Por exemplo:

• 1 – Urgente: Pra ontem;
• 2 – Critico: Está virando Urgente;
• 3 – Importante: Não é urgente nem crítico, mas precisa ser feito logo;
• 4 – Para fazer: Esse precisa ser feito. Fica no roadmap pra não esquecer.

3 – Projetos grandes; Faça por partes

Projetos maiores requerem mais da sua atenção. Defina prazos e prioridades. Seja realista com os prazos, não otimista. Caso dependa de outras pessoas, considere o prazo deles também. Desenrole primeiro o que for mais simples.

Não inicie muitos projetos paralelamente, mas não fique em um só projeto a menos que ele seja Urgente ou Crítico.

4 – Post-it

Adquira post-it. Não são caros. Retire da sua agenda o que for mais importante e/ou o que precisa ser feito a seguir. É imprescindível colar em um local visível.

5 – Faça pausas

Fazer pausas o ajuda a manter o foco. Sair da sua mesa é fundamental, mas não demore e volte logo a suas tarefas.

Algumas (poucas) pausas para o café certamente o ajudará a manter o foco. A cafeína melhora a capacidade de memorização e “aumenta o estado de vigília, diminui a sonolência, alivia a fadiga, aumenta a respiração e a frequência cardíaca assim como o metabolismo e a diurese” (fonte: UOL).

6 – As músicas adequadas

Sons naturais, orquestras sinfônicas e música para meditação/ioga me ajudam a manter o foco em partes delicadas do projeto. Slayer, Gorgoroth e/ou Britney Spears (hihi) me tiram um pouco a concentração, mas por outro lado me ajudam em estágios mais operacionais em que não se exige tanto raciocínio.

Então, escolha sua playlist minuciosamente

Resumão

Manter-se organizado no trabalho é importante. Essas dicas, no entanto, também são válidas para outros segmentos de nossas vidas como foco em estudos e organização da vida pessoal.

Pessoas organizadas, muitas vezes, são mais produtivas do que pessoas tecnicamente evoluídas.

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